Polityka prywatności

Podstawowe informacje

Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest fundacja Instytut Globalnej Odpowiedzialności (dalej: IGO, Fundacja, my) zarejestrowana pod adresem ul. Bachmacka 1/11, 02-647 Warszawa. Aby się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: igo@igo.org.pl lub pocztą tradycyjną na adres biura Instytut Globalnej Odpowiedzialności ul. S. Noakowskiego 10/6A, 00-666 Warszawa.

W Polityce prywatności zbieramy najważniejsze informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w naszej organizacji. Wskazujemy kluczowe grupy osób, których dane gromadzimy, oraz wyjaśniamy, w jakich celach to robimy, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy. Informujemy również, jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy.

Dokładamy starań, by wszystkie nasze działania związane z danymi osobowymi były zgodne z prawem oraz misją i wartościami, jakie reprezentuje Fundacja IGO, a także by opierały się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy.

Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane

Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej: przede wszystkim na wynajętym serwerze, a także na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Fundacją (por. niżej): przede wszystkim systemu do zarządzania relacjami CRM (dalej: system CRM), poczty e-mail. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej.

Komu powierzamy dane

Dane osobowe powierzamy do przetwarzania podmiotom, z którymi na stałe współpracujemy, a które odpowiadają za:

  • obsługę księgową (dotyczy to danych osób zatrudnionych, współpracowników oraz osób wspierających nas darowiznami).
  • obsługę serwera i poczty elektronicznej (home.pl)
  • obsługę systemu do zarządzania relacjami (CRM)

Podmioty te działają na podstawie umów powierzenia i na równi z nami są zobowiązane do ochrony danych osobowych.

Ponadto w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego) na podstawie umów i regulaminów usług tych podmiotów.

Z racji specyfiki działalności Fundacji przekazujemy dane również innym odbiorcom, głównie Partnerom i Grantodawcom, którzy finansują nasze projekty, dotyczy to udziału we wszelkiego rodzaju wydarzeniach publicznych organizowanych przez IGO, takich jak: szkolenia, seminaria, warsztaty, panele itp. W takich przypadkach zawsze o tym uprzednio informujemy, np. przy rejestracji, na liście obecności.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo uzyskania kopii danych, a także prawo żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Osoby, których dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. w przypadku wysyłki podziękowań osobom wspierającym nas darowiznami, listy obecności dla Grantodawców z potwierdzenia udziału w danym wydarzeniu, adresatom informacji prasowych), mogą zgłosić sprzeciw, oświadczając, że nie życzą sobie, byśmy w ten sposób wykorzystywali ich dane.

Jeśli przetwarzamy dane w celu promocji działań fundacji polegającej na wysyłce wcześniej zamówionych materiałów (np. newsletter, listy mailingowe, publikacji), w każdej chwili można z niej zrezygnować (por. niżej). Inne umowy można wypowiedzieć na zasadach określonych w prawie lub w samej umowie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. W tych dwóch przypadkach (gdy przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody) osoby, których dane przetwarzamy, mają też prawo żądania przeniesienia swoich danych.

Zależy nam na tym, aby realizowanie Twoich praw dotyczących przetwarzanych przez nas danych było jak najprostsze. Jednak jako administrator danych musimy mieć pewność, że nie udostępnimy Twoich danych osobom nieuprawnionym. Dlatego jeśli będziemy mieli wątpliwości co do tego, że osoba, która np. prosi o dostęp do danych lub żąda ich usunięcia, to rzeczywiście osoba, której dane przetwarzamy, możemy zwrócić się do niej z prośbą o dodatkowe informacje.

Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważysz jakiś problem, poinformuj o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.

Czyje dane przetwarzamy i na jakich zasadach

Dane pracowników, współpracowników i wolontariuszy

W przypadku zawierania umów o pracę, umów cywilnoprawnych, porozumień z wolontariuszami przetwarzamy dane osobowe, tj: imię i nazwisko, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, numery telefonów, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, NIP, seria i numer dokumentu tożsamości, imiona rodziców,dane o wykształceniu, uprawnieniach zawodowych, stażu pracy, absencji, wizerunek, numer rachunku bankowego. Dane te przetwarzamy na podstawie zawartych umów w celach związanych z nawiązaniem i przebiegiem procesu zatrudnienia lub realizacji współpracy. Podanie tych danych jest dobrowolnie, ale konieczne do zawarcia umowy. Zbierane dane są nam niezbędne do wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości, ubezpieczeń społecznych, podatków). Dane osobowe pracownika, współpracownika lub wolontariusza będą przechowywane przez okres zatrudnienia lub współpracy, jak również przez okres wymagany przepisami prawa dla archiwizacji danych dotyczących zatrudnienia lub współpracy.

Dodatkowo dane osobowe współpracowników i wolontariuszy przechowywane są w bazie CRM na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu np. korzystamy z tych danych w sytuacji kiedy ponownie chcemy podjąć współpracę z osobą, którą już coś dla naz zrobiła. Jeśli nie chcesz, aby te dane była przez nas przechowywane wyślij swój sprzeciw na adres: igo@igo.org.pl

Dane subskrybentek i subskrybentów newslettera, list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych

Przetwarzamy Imię i Nazwisko, adres zamieszkania, adresy e-mail subskrybentek i subskrybentów newslettera oraz tematycznych list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych w celu wysyłania zamówionych informacji lub publikacji dotyczących działań realizowanych przez IGO oraz tematów które bezpośrednio lub pośrednio dotyczą spraw, które są dla nas ważne i istotne w naszej działalności. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zamówienia wysyłek.
W naszych mailingach mamy możliwość śledzenia kliknięć, czyli możemy sprawdzić, kto które linki otwiera. W przypadku newslettera odnotowujemy natomiast ładowanie dostępnych w nim obrazków, żeby wiedzieć – orientacyjnie – ile osób zapoznaje się z jego treścią. Analizujemy zbiorczą informację, a nie aktywność poszczególnych adresatów.

Dane osobowe subskrybentek i subskrybentów newslettera, list mailingowych oraz odbiorców materiałów informacyjnych przechowywane są w bazie CRM w celu prowadzenia promocji działań organizacji. W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrypcji listy, klikając w link rezygnacji w stopce mailingu. Znajdziesz tam również link, dzięki któremu możesz całkowicie zrezygnować z otrzymywania od nas mailingów, możesz do nas również wysłać swój sprzeciw na adres: igo@igo.org.pl

Dane osób wspierających nas darowiznami

Możesz wspierać IGO finansowo, przekazując darowizny przelewem na rachunek bankowy.
W przypadku darowizny przekazanej nam przelewem na rachunek bankowy przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank, czyli: imię i nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres. Jest to niezbędne do wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości).

Dodatkowo dane darczyńców przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wysłania podziękowań za wsparcie. Raz/dwa razy w roku wysyłamy im podziękowania za wsparcie IGO oraz egzemplarze naszych materiałów. Jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu z naszej strony, w tytule przelewu dopisz „Brak adresu” lub wyślij swój sprzeciw (np. o treści „Nie wysyłajcie mi pocztą podziękowań za wsparcie”) na adres: igo@igo.org.pl Możemy też kierować korespondencję na adres inny niż widniejący na przelewie lub kontaktować się z Tobą e-mailem – w takim przypadku również prosimy o kontakt lub wpisanie adresu e-mail w tytule przelewu.

Dane osób wspierających nas darowiznami przetwarzamy przez 2 lat od końca roku kalendarzowego, w którym odnotowaliśmy w systemie bankowym wpłatę darowizny na konto IGO.

Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych

W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji lub potwierdzenia obecności na liście, co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu, adresu e-mail, numeru telefonu, nazwy instytucji/organizacji, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji. Co do zasady, podczas wydarzeń publicznych robimy zdjęcia lub wykonujemy nagrania audio-wideo, przetwarzamy zatem dane osobowe w postaci wizerunku uczestnika wydarzenia. Dane te wykorzystujemy później jako dokumentację do projektu potwierdzająca realizację danego działania oraz w celach informacyjno-promocyjnych organizacji (np. umieszczamy fotorelacje na facebook, stronie internetowej igo.org.pl oraz twitterze). W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się bądź wzięcia udziału w wydarzeniu. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia – jest to niezbędne do wykonania umowy.

Po zakończeniu wydarzenia dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wywiązania się z umów zawartych z Grantodawcami. Dane osób zakwalifikowanych na wydarzenia wymagające rejestracji lub podpisania listy obecności są przechowywane w okresie, do którego Instytut Globalnej Odpowiedzialności jest zobowiązany umową z Grantodawcą. Dane pozostałych osób (np. nie zakwalifikowanych na wydarzenie) usuwamy niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, jednak nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym się ono odbyło. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: igo@igo.org.pl

Dodatkowo dane uczestniczek i uczestników przechowywane są w bazie CRM. Przy okazji organizacji niektórych wydarzeń pytamy dodatkowo o zgodę na informowanie o innych inicjatywach o podobnym charakterze. Osoba, która ją wyraziła, może ją w każdej chwili wycofać, ma też prawo żądania przeniesienia swoich danych.

Dane kontrahentów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, ludzi mediów

Przetwarzamy dane kontrahentów, przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz ludzi mediów pozyskane bezpośrednio od nich. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, płeć, nazwa pracodawcy, adres e-mail, numer telefon, stanowisko pracy. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez IGO oraz w celu zarządzania relacjami.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, utrzymywać z nami kontaktu możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych. W takim przypadku oraz w razie dodatkowych pytań prosimy o wysłanie wiadomości na adres: igo@igo.org.pl
Jeśli chcesz otrzymywać informacje prasowe IGO oraz zaproszenia na spotkania, wydarzenia, napisz do nas na adres: igo@igo.org.pl Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymywania mailingu.

Dane osób korzystających z kanałów komunikacji elektronicznej, w tym również z portali społecznościowych

Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie igo.org.pl), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne.

Facebook i Twitter są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów. Kiedy wchodzisz w interakcję z nami poprzez Facebooka lub Twittera (polubienie/obserwowanie strony, reakcje na posty, udostępnienia/retweety, komentarze, wiadomości prywatne), administratorem Twoich danych osobowych staje się oprócz Facebooka czy Twittera także IGO. Dane, takie jak imię i nazwisko/nick, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celu odpowiedzi na komentarze i wiadomości, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi z nami w interakcje, a także w celu analizy skuteczności komunikacji.

Twoich interakcji z nami na Facebooku możemy łączymy z innymi informacjami, które przekażesz nam w inny sposób (np. e-mailem), (np. napisałaś/-eś do nas wiadomość prywatną na Facebooku, w której podałaś/-eś adres e-mail z prośbą o kontakt). Jednakże, nikomu nie przekazujemy Twoich danych osobowych. Miej również na uwadze, że do wszystkich informacji o Tobie ma dostęp odpowiednio Facebook lub Twitter jako administratorzy portali. Dane osób korzystających z kanałów komunikacji elektronicznej pretwarzamy na czas trwania kontaktu. Nie archiwizujemy wiadomości i nie przechowujemy ich treści dłużej niż to konieczne do załatwienia sprawy.

Jeśli chcesz, żeby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z naszą Polityką prywatności (por. Dane osób kontaktujących się z nami e-mailem, telefonicznie lub listownie), zachęcamy do kontaktowania się z nami za pośrednictwem innych kanałów niż portale społecznościowe. Jeśli piszesz do nas np. e-mail, mamy kontrolę nad tym, co stanie się z tą informacją i kto ją przeczyta. Możesz ją też zaszyfrować.Zachęcamy do przesyłania nam ciekawych informacji. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, poprosimy o nie. Zastrzegamy sobie możliwość upublicznienia (np. poprzez umieszczenie na stronie internetowej) przesłanych nam informacji związanych z tematyką, którą zajmuje się IGO, ale bez ujawniania danych osobowych.

Dane osób wykonujących dla nas usługi (podwykonawcy, firmy).

Przetwarzamy dane osób wykonujących dla nas usługi (podwykonawców, przedstawicieli firm) w celu naszego prawne uzasadnionego interesu. Dane tych osób pozyskujemy bezpośrednio od nich. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, adrs, numer NIP, numer telefon, kwota wynagrodzenia za usługę. Dane te przechowujemy 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego zg. z ustawą o rachunkowości. Faktury, rachunki oraz inne dokumenty finansowe stanowiące dokumentację projektową są przechowywane w okresie, do którego Instytut Globalnej Odpowiedzialności jest zobowiązany umową z Grantodawcą,

Wersja 1.1. Obowiązuje od dn. 25.05.2018 r.

Materiał udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie Autorstwa – Na tych samych warunkach 3.0 PL. Materiał przygotowany na podstawie materiału autorstwa Fundacji Panoptykon (udostępnionego przez Fundację Panoptykon na ww. licencji) z uwzględnieniem zmian adekwatnych do polityki prywatności IGO. Jak się korzysta z ww. licencji? Odpowiedź prostym językiem znajdziesz tutaj.